Werkwijze en spelregels

Stap 1: Je hebt een goed idee dat voldoet aan de volgende punten:

• Er is een duidelijk plan en haalbare begroting voor de organisatie en uitvoering van het idee;
• Het idee komt ten goede aan en is vrij toegankelijk voor al je buurtgenoten;
• Het idee heeft geen commercieel, politiek of religieus doel;
• Het idee vindt plaats binnen de gemeente Velsen.
• Minimaal drie inwoners van verschillende adressen zijn betrokken bij het idee en jullie verzorgen zelf de uitvoering.

Stap 2: Meld jullie idee aan op deze website

Als je het initiatief hebt aangemeld, gaan wij met jullie in gesprek. Daarbij bespreken we wat jullie willen bereiken en hoe dat binnen Samen Velsen past. Belangrijk daarbij is dat het idee moet voldoen aan een aantal spelregels. De spelregels staan hieronder.

Stap 3: Het initiatief wordt beoordeeld

De coördinator Samen Velsen toetst je aanmelding aan de spelregels van Samen Velsen. Binnen 10 werkdagen neemt de coördinator contact met je op. Na goedkeuring wordt je initiatief op de website geplaatst en opengesteld voor donaties.

We hebben een richtlijn van maximaal € 2.500,- per initiatief. Heb je een idee dat meer kost? Neem dan contact op met de coördinator van Samen Velsen.

Stap 4: Akkoord?

Dan kunnen jullie de volgende stappen zetten om het idee te behalen. Denk daarbij aan een plan hoe je buurtgenoten over het initiatief wilt informeren of een plan om zoveel mogelijk Samen Velsen waardebonnen in te zamelen.

Spelregels 

Jullie voeren het initiatief zelf uit

• Er is sprake van vrijwillige inzet en/of een eigen financiële bijdrage of bijdrage in goederen;
• Als het initiatief invloed heeft op anderen, betrekken jullie hen erbij.

Het initiatief valt binnen de geldende wet- en regelgeving

• Je zorgt zelf voor de juiste vergunning die je nodig hebt voor de uitvoering van je initiatief. Kijk voor meer informatie op de website van de gemeente Velsen.

Willen jullie iets plaatsen of veranderen in de openbare ruimte?

• De coördinator Samen Velsen moet hier toestemming voor geven;
• Jouw initiatief moet de steun hebben van minstens 66% (dus twee derde) van de betrokken personen in de omgeving. Dit kun je laten zien met een handtekeningenlijst waarop je je initiatief hebt omschreven. De coördinator bepaalt wie die betrokken personen in de omgeving zijn;
• Je houdt het zelf heel, veilig en schoon. Als dit niet gebeurt, brengt de gemeente de ruimte terug in originele staat. De gemeente Velsen is niet aansprakelijk voor schade door anderen;
• De gemeente Velsen houdt zich het recht voor om een object te verwijderen (bijv. vanwege onveiligheid of overlast), zonder vergoeding van de restwaarde.

Jullie gaan zorgvuldig om met gemeenschapsgeld

• Je mag het Samen Velsen bijdrage alleen uitgeven aan kosten die op je goedgekeurde begroting staan. Je kan alleen van tevoren geld aanvragen voor je initiatief. Er is dus geen bijdrage mogelijk voor kosten die je al gemaakt hebt;
• Je kan een bijdrage aanvragen voor eten en drinken, maar je mag er geen alcohol van kopen;
• Inkomsten uit een initiatief gebruik je voor het initiatief zelf;
• Materialen (bijvoorbeeld een partytent of gereedschap) worden gehuurd. In overleg aanschaf mogelijk;
• Je kunt via Samen Velsen sparen voor initiatieven tot € 2.500,-. Is jouw initiatief duurder? Neem dan vooraf contact op met de coördinator Samen Velsen van de gemeente;
• Samen Velsen maakt geld over naar een bankrekening. Als je een uitkering krijgt, kan je niet altijd geld op je rekening ontvangen. Bespreek dit vooraf met de coördinator Samen Velsen. Die kan je helpen met een oplossing;
• Na afloop van het initiatief lever je een overzicht in van de uitgaven met alle bonnen en facturen. Dit noemen we de financiële verantwoording. Als initiatiefnemer ben je zelf verantwoordelijk voor de bonnen en facturen. Kijk onderaan deze pagina waar de financiële verantwoording aan moet voldoen;
• Heb je na uitvoering van het initiatief geld over? Dan stort je dit bedrag terug naar de Stichting Samen Velsen. Dit bedrag krijg je in saldo op je account van Samen Velsen. Je kunt je saldo doneren aan een ander initiatief.

En verder

• Je plaatst na afloop van het initiatief een verslag met foto of video op de website Samen Velsen;
• Deel een update aan je donateurs als er iets verandert in de uitvoering van je initiatief;
• De gemeente Velsen beslist over de maximale bijdrage en houdt zich het recht voor om initiatieven geen financiële ondersteuning te bieden.

Financiële verantwoording

• Bewaar alle betaalbewijzen (bonnen en facturen) van je uitgaven voor je financiële verantwoording;
• Doe geen (contante) betalingen als je geen officiële bon of factuur krijgt;
• Wij accepteren geen handgeschreven bonnen;
• Huur je iemand in? Vraag vooraf om een factuur met Kamer van Koophandel nummer. Kan dat niet? Dan is een kwitantie ook mogelijk. Lukt dat ook niet? Bespreek het eerst met de coördinator Samen Velsen, voordat je een betaling gaat doen;
• Op facturen moet een Kamer van Koophandel nummer staan. De organisatie moet ingeschreven staan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. We kunnen 'zwarte' betalingen (waarover geen belasting wordt betaald) niet goedkeuren;
• Krijg je een kwitantie als betaalbewijs? Dan moet daar in ieder geval op staan: naam en door wie het bedrag betaald is, voor welk bedrag er geleverd is, welke goederen en/of diensten zijn geleverd en hoeveel, naam aan wie het bedrag betaald is, datum van levering en een handtekening voor ontvangst. 

Lees hier de Voorwaarden en het Privacybeleid van Samen Velsen en het privacybeleid van de gemeente Velsen.